انتخاب دستگاه کنترل تردد متناسب با کسب و کار یکی از دغدغه‌های مدیران سازمان‌های کوچک و بزرگ به شما می‌رود. زیرا که در صورت انتخاب دستگاهی نامتناسب نه تنها هزینه در اثر خرید محصول بلا استفاده به سازمان تحمیل شده بلکه منجر به ایجاد اختلاف، هرج و مرج و تحمیل هزینه‌های ناشی از عدم ثبت صحیح داده‌های تردد پرسنل نیز می‌شود. در ادامه به بررسی برخی از عوامل موثر در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب خواهیم پرداخت.
تعیین هدف و نیازسنجی از مجموعه کاری
قبل از خرید و انتخاب هر گونه دستگاه حضور و غیاب شما باید هدف خود را از خرید دستگاه حضور و غیاب مشخص کرده و متناسب با آن به نیازسنجی در محیط کاری خود بپردازید. به عنوان مثال معیار انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای یک باشگاه ورزشی با معیار انتخاب دستگاه حضور و غیاب در مدارس و یا بیمارستان ها به طور مسلم متفاوت خواهد بود.
از دیگر عوامل موثر در انتخاب دستگاه کنترل تردد، شرایط کاری حاکم بر سازمان است. به عنوان مثال سازمانی که علاوه بر پرسنل حاضر در محل، دارای پرسنل دور کار است، نیازمند سیستم کنترل تددی بوده که امکان ثبت ساعات کاری پرسنل دورکار هم داشته باشد. در این حالت نرم افزارهای کنترل تردد آنلاین پاسخگوی مشکلات است. نرم افزار نانوتایم علاوه بر نسخه ویندوز دارای نسخه وب و اندروید نیز بوده که امکان ثبت تردد پرسنل دورکار و خود اظهاری را فراهم می آورد.
الگوریتم شناسایی و احراز هویت
در حال حاضر استفاده از دستگاه‌هایی که برای احراز هویت از تکنولوژی بیومتریک استفاده می‌کنند نسبت به دستگاه‌های ساعت زنی کارتی و رمزی از محبوبیت بیشتری برخوردار است. انواع دستگاه تشخیص چهره، اثر انگشتی، تشخیص عنبیه و کف دست از رایج‌ترین دستگاه‌های احراز هویت بیومتریک هستند. در سال‌های اخیر شاهد استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد هستیم که از ضربان قلب یا تن صوتی افراد برای احراز هویت استفاده می‌کنند که از سطح امنیت بالاتری برخوردار هستند. اما توجه کنید دستگاه باید متناسب با مجموعه و بودجه شما انتخاب شود.
همانطور که گفته شد، نوع فعالیت نیز از عوامل موثر در انتخاب دستگاه است، به طور مثال در کارگاه‌های صنعتی که تماس دست با سطوح زیاد است استفاده از دستگاه ساعت زنی اثر انگشتی کاملا اشتباه است. در این سبک از کسب و کارها بهترین گزینه خرید دستگاه تشخیص چهره است. به طور کلی مرحله تعیین هدف و نیازسنجی از مهمترین مراحلی است که به ما در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب کمک خواهد کرد.
در نظر گرفتن ویژگی های پردازشی و گنجایش حافظه دستگاه های حضور و غیاب
تعداد پرسنل، محل نصب دستگاه حضور وغیاب و تکنولوژی احراز هویت از مهمترین عوامل موثر در انتخاب دستگاه ساعت زنی به شمار می‌رود.
قدرت پردازنده و حافظه دستگاه از دیگر عواملی است که باید به آنها توجه کنید. به عنوان مثال در سازمانی با ۱۰۰ پرسنل ( که احتمال افزایش تعداد آنها هست) علاوه بر ثبت ساعات ورود و خروج، نیاز به ثبت ساعات استراحت نیز دارند که ممکن است در طول روز بیش از ۴ رکورد تردد ثبت شود. در صورت حداقل ۲ روکورد تردد برای هر پرسنل، حداقل حافظه دستگاه برای ثبت تردد در یک ماه باید ۱۰۰* ۲* ۳۰، است تا در مدت زمان محدود حافظه پر نشود و مجبور به تخلیه اطلاعات تردد در بازه زمانی کوتاه نباشیم.
هر دستگاه حضور و غیاب علاوه بر حافظه ثبت تردد، حافظه دیگری برای ثبت داده های بیومتریک و رمز های تعریف شده برای اشخاص جهت شناسایی نیز میباشد که با افزایش ثبت داده های فرد برای شناسایی سرعت پردازش دستگاه پایین می آید و باید قبل از خرید از قدرت پردازنده دستگاه برای حجم داده های تردد و شناسایی در مجموعه خود اطمینان کسب کنید.
روش های تخلیه اطلاعات دستگاه ساعت زنی
علاوه بر حافظه و پردازنده، روش های تخلیه اطلاعات در دستگاه های حضور و غیاب اهمیت دارند معمولا تخلیه اطلاعات از طریق پورت usb در دستگاه ها صورت میگیرد اما ممکن است در برخی از سازمان بخواهند از طریق شبکه این کار را انجام دهند پس باید در دستگاه های حضور و غیاب مورد نظر حتما قابلیت wifi و شبکه سیمی تعبیه شده باشد. از معمول ترین پورت های ارتباطی در دستگاه های حضور و غیاب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- پورت سریال (Rs232)
- شبکه سیمی (Rj45)
- پورت Usb
- شبکه بی سیم (Wifi)
- رابط اکسترنال تخلیه
برخی از دستگاه‌های کنترل تردد، دارای باطری داخلی هستند یا امکان اضافه کردن باتری در آنها وجود دارد که یک مزیت محسوب می‌شود. زیرا در صورت قطع برق به هیچ عنوان اطلاعات کاربران از دست نخواهد رفت.
نرم افزار حضور و غیاب
یک دستگاه حضور و غیاب بدون نرم افزار حضور و غیاب عملا کارآیی نخواهد داشت زیرا این نرم افزار است که رکورد های مربوط به تردد و داده ای شناسایی افراد را در دیتابیس ذخیره می‌کند. انتخاب دستگاه حضور و غیابی که بتواند با بیشتر نرم افزار های حضور و غیاب هماهنگ باشد عملا غیر ممکن خواهد بود. بهترین راه ، انتخاب دستگاه حضور و غیابی است که دارای یک نرم افزار حضور و غیابی است که ویژه آن پیاده سازی شده است و در نسخه های تحت وب و اندروید نیز قابل استفاده است.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
ممکن است برای هر شخص، به طور مکرر این اتفاق بیفتد که کالای یکسانی را حتی با قیمت یکسان از دو فروشگاه متفاوت خریداری کرده اما فقط یکی از آن دو فروشگاه نظر شما را برای خرید دوباره جلب کرده باشد. تفاوت خرید دستگاه حضور و غیاب ارائه مشاوره پیش از خرید رایگان و پیشنهاد محصول متناسب با نیاز مجموعه کاری شما است. چه بسا در مجموعه‌هایی با پرداخت هزینه های بالا دستگاهی تهیه کرده که کارایی لازم را ندارد.
خرید دستگاه از یک مجموعه معتبر همراه با آموزش نحوه نصب و استفاده می‌تواند تجربه خوبی از یک خرید موفق باشد. در صورت عدم آشنایی با محیط نرم افزار و دستگاه و نکات مهم در چگونگی نصب دستگاه می تواند منجر به اختلال در ثبت داده‌های تردد پرسنل شود.
نانوتایم ارائه دهنده جدیدترین دستگاه‌های حضور و غیاب ( تشخیص چهره، اثر انگشتی، کارت، رمزی و …) به همراه نرم افزار تخصصی (رایگان) نه تنها امکان آموزش و نصب رایگان را در نظر گرفته است. بلکه با تهیه یک مرجع آموزش ویدئویی امکان دسترسی آنلاین برای مشتریان را در نظر گرفته است. کلیه محصولات این کمپانی دارای یک سال خدمات پس از فروش و گارانتی معتبر این شرکت است. همچنین دسترسی رایگان به آپدیت سالیانه نرم افزار برای کاربران نانوتایم در نظر گرفته شده است.
